Lost in Backlog

En tant que PM/PO est ce que cela vous est déjà arrivé de vous sentir perdu, noyé dans le Backlog ? De voir des tickets arrivés sans cesse, de ne pas avoir le temps de les trier, estimer, prioriser, et encore moins de les traiter ?J’essaie dans cet article de donner quelques modestes pistes de réflexion pour essayer de s’en sortir lorsque l’on croule sous les tickets, quand on arrive dans une équipe, ou bien quand on rentre de 2 semaines de vacances 🙂

Détecter les tâches critiques et urgentes

Même si vous rentrez à peine de vacances, que vous avez encore du sable de plage entre les chaussettes, vous avez une “équipe à nourrir, et une roadmap à tenir !”. Pour éviter que ce bordel de ticket n’impacte trop votre équipe et sa cadence, il me semble important de commencer à détecter les tâches critiques et urgentes du projets, qu’il faut impérativement mettre dans la prochaine itération.Il y a probablement plein de façon de faire, voici une proposition. Lister :

  • Les 2 sujets à traiter cette semaine
  • Les 2 projets à faire avancer ce mois
  • Les 2 projets à réaliser dans les 3 mois

Une fois cette liste réalisée (j’aime les listes), identifiez dans votre backlog tous les tickets liés à ces sujets, qui sont sur le chemin critique de réalisation et faites en sorte que les tâches soient clairement définies, et estimée pour être intégrées au prochain sprint.
De cette manière votre équipe pourra continuer à avancer sur les sujets déjà identifiés comme importants.

Faire du tri en entrée du Backlog

Parmi les 50 cartes crées pendant votre absences, il y a très certainement pas mal de sujets qui sont déjà traités ailleurs, ou des demandes qui sont hors sujet, ou qui peuvent être répondues (et fermées) directement.Ainsi prenez le temps de regarder toutes les cartes arrivées, et de faire un premier tri drastique :

  • Est-ce cela concerne mon équipe ou pas ?
  • Est-ce que c’est possible de répondre directement en 30sec ?
  • Est-ce que je comprends la demande ?
  • Est-ce que ça semble pertinent ? et réalisable

Finalement un peu comme quand vous dépilez les e-mails après quinze jours d’absence.
Voila, l’entrée du Backlog ressemble à nouveau à quelque chose, on va pouvoir prendre le temps de ranger un peu l’intérieur du Backlog.

3/ Mettre de l’ordre au sein du backlog

La première étape, comme toujours, fermer des tickets !! Ca permet d’y voir plus clair, et c’est toujours plaisant :-)Oui mais lesquels ??Le plus simple c’est de commencer par les tickets en fond de backlog, qui végètent depuis plusieurs mois, voire année, et qui ne seront probablement jamais traité… on peut ête plus drastique en fermant automatiquement tous les tickets de plus de X mois. Aujourd’hui je n’arrive toujours pas à m’y résoudre et je fais du cas par cas à chaque fois pour fermer des tickets, même très anciens.
Seconde étape, repérer parmi les sujets ouverts durant votre absence, ceux les plus “rentables”. C’est à dire avec la plus grande valeur ajoutée en rapport à leur coût de traitement.Donc assez simple, pour chaque sujet, posez vous deux questions :

  • Est ce qu’il y a un gain évident fort, pour le client, pour le chiffre d’affaire, pour l’équipe support, ou pour la maintenance globale?
  • Est ce que ca risque d’être coûteux/compliqué/incertain à réaliser par l’équipe?

Si 2 OUI, c’est important. Si 2 NON, je pense que vous pouvez ranger cette demande au fond du backlog directement 🙂
Enfin troisième étape, retour à une vie normale, et reprendre la priorisation des tickets. Comme ça peut être galère, dans le cas il y a beaucoup de sujets, avec beaucoup de thématiques différentes (UX, Front, Back, Maintenance, Bug ,..), une astuce serait de prioriser d’abord les sujets de même thématique entre eux : priorisation des cartes/tickets UX entre eux, puis priorisation des cartes sur des développements Back-end, etc ,.. Ca rend l’exercice un peu plus facile, et rapide surtout.

J’espère que ça aura pu vous aider à sortir la tête de l’eau. Après sachant qu’en général on n’est jamais en mesure de traiter toutes les demandes, ou réaliser toutes les fonctionnalités que l’on souhaiterait, on aura toujours plus de tickets créés, que de tickets traités !Donc il faut en permanence passer du temps à nettoyer/trier le Backlog, et accepter le fait que tous les tickets ne seront pas fait, pour éviter de se retrouver un moment où l’autre submergé.